Le RGPD s’applique à toute organisation publique et privée qui traite des données personnelles pour son compte ou le compte de tiers, dès lors qu’elle est établie sur le territoire de l’Union Européenne, et que son activité cible directement des résidents européens.
Toutes les entreprises collectant, stockant et utilisant des données à caractère personnel (un nom, une photo, une adresse, une adresse mail, un numéro de téléphone, un numéro de sécurité sociale…que ces informations soient publiques ou non) pour leur compte ou le compte d’autres entreprises sont concernées par le RGPD. Ces données sont présentes sur l’ensemble des documents des entreprises : factures, fiches de paie, contrats…
Chaque huissier de justice (responsable de traitement) doit être en mesure à tout moment de justifier du respect des règles lors d’un contrôle de la CNIL.
Huissier de justice, une profession particulièrement exposée face aux contraintes du RGPD
Un volume très important de données personnelles traitées :
- 10 millions d’actes chaque année
- 2 millions de procès-verbaux
- De nombreux documents papiers stockés (au sein des études / ou archivés auprès de prestataires)
Une collecte multi-canal de données personnelles, données parfois « sensibles » :
- Clients
- Tiers
- Débiteurs
- Avocats
- Notaires
- Bases de données officielles (Ficoba….)
Une gestion complexe des durées de conservation :
- Minutes d’actes
- PV et constats
- Données des salariés…
Les études d’huissiers : responsables de traitements et sous-traitants :
- Logiciel métier
- Prestataires informatiques
- Expert-comptable …
Conformité des acteurs – une responsabilité partagée
Les études sont des sous-traitants au sens RGPD pour les activités notamment de recouvrement de créances et sont amenées à signer des avenants à leur contrat
Cycle de vie de la donnée :
- Collecte
- Accès
- Transmission
- Sauvegarde
- Conservation
- Suppression
Les risques encourus par les études d’huissier en cas de non-conformité au RGPD
Risque de sanctions en cas de contrôle CNIL
- Amende pouvant aller jusqu’à 4% de votre chiffre d’affaires
- Publication des décisions CNIL
Responsabilité civile et pénale
- Dommages et intérêts et amende allant jusque 300 K€ et 5 ans de prison
Risque de baisse d’activité
- Perte de clients pour défaut de conformité, perte d’appels d’offres, perte de confiance…
- Risque de cyberattaques impactant l’activité – l’effectivité des droits des personnes – les contrôles CNIL
Risque de plaintes (des clients, débiteurs, tiers, salariés…)
- Perte de données, non-respect des droits des personnes (clients, débiteurs, salariés…), ou réponse tardive à l’exercice de leurs droits
- 40% des contrôles CNIL déclenchés par une plainte
Et si être conforme au RGPD devenait un avantage concurrentiel pour votre étude d’huissier …
La mise en conformité rime avec gage de sérieux et de professionnalisme ; elle vous permet de développer vos activités, de gagner de nouveaux marchés, de remporter des appels d’offres…
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